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相手のことを考えながらビジネス上でのメールを利用する

インターネットが無くてはならない現代社会において、必須と言えるものになってきているのが、メールです。一昔前までは、連絡手段と言えば電話とFAXでした。その為、入社してからの新人研修として、電話の応答練習を行う企業も多かったと思います。しかし近頃では、メールで連絡を取り合う事も多いため、ビジネスメールの打ち方の研修を行う企業も多くなっています。

身近なメール、実際日常で使っているメールとビジネスメールでは、少し注意する場所が異なって来るのです。

例えば、メールで連絡を取る必要がある内容か、あるいは電話の方が良い内容かを見極める力です。ビジネスにおいて、メールでの連絡があたりまえになりつつあるとは言っても、使い分けが必要です。急の要件の場合、メールでは、相手がいつ受信してくれるか分かりません。そのような場合は、電話と言う連絡方法を選ぶべきだと思います。なにより、連絡することが大切な事項であるケースでは、連絡方法も電話とメールの両方ですべきでしょう。

ビジネスの場合、電話でなくてメールの方が内容を伝えやすいこともあります。けれど、メールのみで送ってしまうだけでは、万が一、トラブルなどでメールの確認を行う事が出来ない場合、確認してもらっているかがわからなくなってしまいます。そんなトラブルを防ぐ為にも、電話でメールを送る旨を伝えておくと安心です。

その上で、ビジネスメールにおいてでは、件名にてどのような内容のメールなのか相手に分かりやすい状態にする事が大切です。

ビジネスメールのとき、送った相手は、一日何通ものメールを確認している事と思います。その為、そんな多忙な最中に確認してもらうと言う事を頭に入れ、とにかく、分かりやすい内容である事を心がける必要があるのです。

電話などと違い、メールというものは相手の機嫌を伺えない連絡方法になっています。それ故に、ビジネスメールに関して、一歩間違えば相手に悪影響を及ぼしてしまう危険性も兼ね備えていると言う事を忘れず、慎重さをもつ事が大切です。